La charte réseaux sociaux pour entreprise

La charte réseaux sociaux pour entreprise

L’utilisation des réseaux sociaux en entreprise est désormais indispensable. Ces plateformes ouvrent de nouvelles portes à votre commerce et vous offrent de nombreuses possibilités. En effet, les médias sociaux mettent en relation directe et privilégiée les marques avec leurs communautés. Ceci dit, les médias sociaux impliquent un certain nombre de risques pour l’entreprise, notamment s’ils ne sont pas utilisés à bon escient.

Les réseaux sociaux peuvent nuire à votre e-réputation, mettre en péril la sécurité et la confidentialité de certaines données sensibles ou encore vous entraîner dans des situations de crises (diffamation, harcèlement, divulgation de secrets professionnels…etc.) Comment faire pour ne pas tomber dans ce piège ? Boycotter les réseaux sociaux ?

Ce n’est pas une solution envisageable, car l’e-marketing passe essentiellement par lesdites plateformes.

Alors, comment se protéger ? Car aucune entreprise n’est à l’abri du Bad buzz, il suffit d’une mauvaise communication sur les réseaux pour en payer les frais.

 

Avec l’apparition des réseaux sociaux et leur intégration totale dans le mode de communication des entreprises, celles-ci font désormais face à de nouvelles problématiques et devront répondre à certaines interrogations :

Comment communiquer ? quels discours ou ton employer sur les réseaux sociaux ?

Qui peut promouvoir, en son nom, les produits ou les services de l’entreprise ?

Quelles informations est-il en droit de divulguer ?

Quelles sont celles qu’il faudra garder confidentielles ?

 

Dans ce cas, la seule solution qui s’offre à vous en tant qu’employeur ou chef d’entreprise et la mise en place d’une charte réseaux sociaux.

Qu’est-ce qu’une charte réseaux sociaux ? Quel est son but ?

Et surtout comment une charte peut-elle générer de meilleurs comportements sur les réseaux sociaux ? Des questions, parmi tant d’autres, auxquelles nous allons répondre !

 

Importance de la charte réseaux sociaux pour votre entreprise

 

Qu’est-ce qu’une charte réseaux sociaux ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, une petite définition s’impose ! Qu’est-ce qu’une charte réseaux sociaux ?
Une charte des médias sociaux est un guide d’utilisation des médias sociaux créé par une entreprise à destination de ses collaborateurs.
Une sorte de Guideline, une notice ou encore une ligne éditoriale, qui permet aux salariés de l’entreprise et ses différents collaborateurs de publier un contenu relatif à l’entreprise et son offre (produit ou prestation de service) sans mettre en danger sa réputation et son développement.
La charte réseaux sociaux encadre, en quelque sorte, les publications liées à l’entreprise.

Pourquoi établir une charte réseaux sociaux pour entreprise ?

Pourquoi définir une charte d’utilisation des réseaux sociaux ?
Car, à première vue, l’utilisation des réseaux sociaux paraît très simple et sans risques, ce qui conduit les entreprises à se lancer, inconsciemment, sur les réseaux sociaux sans véritable plan d’action.
De ce fait, instaurer une charte réseaux sociaux au sein de son entreprise aura pour objectifs de développer l’image numérique de l’entreprise et d’informer, sensibiliser et responsabiliser les salariés sur les enjeux liés à l’usage de ces plateformes.
Dans certains cas, une charte d’utilisation des réseaux sociaux permet également de définir les orientations, le ton et le positionnement que l’entreprise souhaite prendre sur les médias sociaux.

A qui s’adresse la charte réseaux sociaux ?

La charte réseaux sociaux s’adresse essentiellement aux salariés de l’entreprise, sachant que ces derniers sont les principaux ambassadeurs de la firme.
Elle vise également les partenaires et les collaborateurs de l’entreprise, ainsi toute personne impliquée professionnellement dans l’entreprise devra se conformer aux normes établies par la charte dans ses publications sur les réseaux sociaux.

Quels sont les avantages relatifs à la charte réseaux sociaux ?

Alors, quels avantages peut en tirer l’entreprise suite à la mise en place d’une charte réseaux sociaux ?
Il existe principalement 5 avantages qui résultent de cette décision :

La charte protège l’entreprise
La charte peut protéger l’entreprise contre d’éventuelles mises en cause de sa responsabilité juridique dans le cadre de messages postés sur les réseaux sociaux à son encontre (ex. : diffamation, atteinte à l’image…etc.).

La charte responsabilise les salariés
La charte permet de sensibiliser et de responsabiliser les salariés sur l’impact que peuvent avoir leurs publications sociales sur l’entreprise, sa réputation et son développement.

La charte préserve la réputation en ligne de l’entreprise
En fixant les grandes orientations de la stratégie de communication de l’entreprise sur les réseaux sociaux, la charte permet la cohérence des messages et, par conséquent, de la réputation en ligne de votre entreprise.

La charte améliore la connaissance des employés
La charte forme et informe vos salariés sur le comportement à adopter sur les réseaux sociaux. Ces conseils leur seront également utiles dans leur vie privée.
La charte est donc une action à vocation pédagogique indispensable à l’amélioration de l’usage interne ou externe des médias sociaux.

La charte favorise le sentiment d’appartenance au sein de l’entreprise
Une fois la charte réseaux sociaux établis, le chef d’entreprise peut éventuellement démontrer sa confiance en ses équipes en les invitant à partager leur expérience sur les réseaux sociaux.
Une telle initiative peut impliquer davantage un employé dans sa vie professionnelle.
Attention : Une charte réseaux sociaux, même si elle inclut des activités sensibles de l’entreprise, ne doit en aucun cas être considérée comme une contrainte sinon comme une opportunité.

La charte réseaux sociaux : Une obligation ou le fruit d’un travail collectif ?

Notez que la charte réseaux sociaux n’est pas une directive obligatoire à mettre en place au sein des entreprises. C’est avant tout une démarche à titre pédagogique et informative, menée par les responsables et dirigeants de l’entreprise à l’égard des salariés et collaborateurs.
Les chefs d’entreprise devraient toutefois privilégier un travail collaboratif avec leurs équipes. Le mieux est d’organiser des réunions internes, durant lesquelles les salariés seront conviés à réfléchir au contenu de cette charte.

 

Comment créer la charte réseaux sociaux de votre entreprise ?

Pour instaurer une charte, il faut la rédiger, communiquer sur son contenu, et la faire adopter par l’ensemble des salariés.
Vous devrez, par la suite, prendre en compte les différentes évolutions nécessaires et rajouter des annexes en fonction de la vie de l’entreprise et des expériences vécues sur les réseaux sociaux.

Quelles mentions doit contenir la charte réseaux sociaux ?

Le contenu de la charte varie en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, de sa taille ou encore de sa politique de communication sur les réseaux sociaux à l’égard de leur public.
Ceci dit, la charte doit tout de même :

1. Définissez les conditions de l’usage professionnel des réseaux sociaux.
L’entreprise ne peut pas régir l’utilisation des réseaux sociaux dans le cadre privé, mais uniquement leur usage fait à titre professionnel.

2. Exposez les enjeux liés à l’utilisation des réseaux sociaux.
Vous pouvez, à travers la charte, lister les risques encourus par l’entreprise : la diffusion des informations confidentielles, la reproduction sans autorisation de contenus protégés par des droits d’auteurs ou droits d’images…etc.

3. Précisez la politique de communication de l’entreprise.
Très important ! Vous devez informer vos équipes sur la procédure de validation des contenus, la liste des sujets pouvant être communiqués sur les réseaux sociaux dans le cadre d’un usage professionnel…etc.

4. Rappelez la réglementation applicable au secteur de l’entreprise.
Rappelez également la responsabilité des salariés et celle de l’entreprise quant à la publication de contenus publiés sur les médias sociaux. Pensez également à informer vos salariés de la limitation d’accès aux réseaux sociaux, si toutefois celle-ci est instaurée.

5. Indiquez les effets du non-respect de la charte par les salariés.
Faites part des sanctions prévues par le règlement intérieur ou par le Code du travail, dans le cas où la charte est contraignante.

Infos Bonus : Si l’entreprise n’inscrit pas la charte réseaux sociaux dans le contrat de travail du salarié, ou dans le règlement intérieur de l’entreprise, et si la charte n’est pas signée par l’employé, alors celle-ci ne peut être contraignante, et demeure donc à visée pédagogique.
Le non-respect de cette charte sur les réseaux sociaux ne pourra donc pas faire l’objet des sanctions indiquées dans le règlement intérieur.

Comment faire pour que la charte soit contraignante à l’égard des salariés en cas de non-respect des normes indiquées ?
Sachez que les chartes intégrées ou annexées au règlement intérieur et dans le contrat de travail ont une valeur contraignante pour les salariés.
Pour que son exécution devienne obligatoire, la charte devra être préalablement soumise à l’avis du Comité d’entreprise ou aux délégués du personnel, et si besoin, au Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

La charte devra ensuite être remise à l’inspecteur du travail.
Notez, cependant, que toute modification des règles de la charte impliquera l’obtention de l’accord de chaque salarié.
Ainsi, en cas de non-respect des obligations mentionnées par la charte, le salarié sera exposé aux sanctions prévues dans le règlement intérieur.

Les chapitres qui figurant fréquemment dans la charte réseaux sociaux pour entreprise

Parmi les chapitres qui figurent souvent dans la charte, on compte :

L’utilisation appropriée/inappropriée des réseaux sociaux :
Cette section définit les règles d’utilisation de base, pour tous les utilisateurs de l’entreprise, sur le lieu de travail et en dehors. Elle rappelle le devoir de réserve des employés.

Les autorisations de communication sur les réseaux sociaux :
Attribuer des autorisations permet de définir quels professionnels et services au sein de l’entreprise sont habilités à parler d’elle sur les réseaux sociaux en leurs noms.
Ce chapitre permet aussi de préciser quelles plateformes doivent être utilisées et dans quel cadre la communication doit avoir lieu. Il peut aussi faire mention des applications/plateformes sociales dont l’accès est bloqué sur le réseau d’entreprise, en indiquant les raisons de ce blocage.
À ce propos, apprenez comment bien choisir vos réseaux sociaux.

La distinction entre utilisation professionnelle et utilisation personnelle :
Définir l’utilisation des réseaux sociaux dans la sphère professionnelle et la distinguer du cadre personnel est une démarche des plus importantes.
Vous pouvez, par exemple, recommander à vos employés de créer un deuxième profil sur les différents réseaux sociaux et le consacrer à la publication de contenu relatif à l’entreprise.

La protection de la propriété intellectuelle :
Ce chapitre rappelle le devoir de réserve auquel sont soumis les employés, en ce qui concerne les informations, projets, réunions et autres activités internes à la vie de l’entreprise.
Il permet de faire le point sur les limites de ce qui peut ou ne peut pas être partagé sur les réseaux comme Facebook ou LinkedIn, et donne des recommandations destinées à réduire le risque de piratage.
À ce propos, découvrez 5 bonnes raisons d’utiliser LinkedIn pour les professionnels.

Les Conditions d’utilisation et d’accès aux réseaux sociaux :
Ce chapitre évoque notamment certaines restrictions et limites pratiques. Vous pouvez ainsi définir le temps d’utilisation hebdomadaire personnel des réseaux sociaux qui est autorisé par l’entreprise.
Ce chapitre aborde également les problématiques de mobilité : notamment la conduite à tenir si l’utilisateur se connecte à partir d’un point d’accès non sécurisé.

Quelques conseils élémentaires à suivre

Pour conclure, nous partageons avec vous quelques recommandations comportementales :

  • Gardez toujours en tête nue vous êtes légalement et juridiquement responsable de vos écrits en ligne, des commentaires et des propos publiés sur vos réseaux sociaux.
  • Mettez l’accent sur l’interdiction de publier des propos injurieux, racistes, xénophobes, dégradants, insultants ou provocateurs qui puissent nuire à l’image de l’entreprise.
  • N’oubliez pas que votre profil doit refléter l’exacte situation de votre poste. Une formation spécifique à ces nouveaux outils de promotion en ligne sera la bienvenue. Pour cela, n’hésitez pas à vous diriger vers une agence de création de contenus web.

Vous l’aurez compris, les réseaux sociaux, occupent de nos jours une place prépondérante dans la vie des entrepreneurs.

Ces plateformes sont des outils à doubles tranchants ; elles peuvent construire une réputation et contribuer à votre sucée comme elles peuvent détruire votre image et réduire votre notoriété.

Une raison plus que suffisante, de mettre en place une charte réseaux sociaux qui encadre l’e-comportement de tous les employés de l’entreprise.

Que pensez-vous de cette action préventive ? Avez-vous mis en place une charte réseaux sociaux au sein de votre entreprise ?

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